# Site Yönetiminde Yapay Zekâ: Ne Yapar, Ne Yapmaz? Kullanım Örnekleriyle Rehber > Apartman ve site yönetiminde yapay zekâ asistanı ne işe yarar? Tahsilat, ekstre, ödeme kaydı, talep, kapı ve bütçe için gerçek kullanım örnekleri, sınırlar, KVKK ve seçim kontrol listesi. Kaynak: https://www.siteyo.net/blog/site-yonetiminde-yapay-zeka · Güncelleme: 2026-11-01 Site yönetimi küçük işlerin toplamıdır: kim ödedi, kim gecikti, kasada ne kaldı, asansör arızası kapandı mı, genel kurulda hangi karar alındı. Bilgi genellikle oradadır; sorun, onu bulmanın zaman almasıdır. Banka ekstresine, bir Excel dosyasına, defterdeki notlara ve mesajlara aynı anda bakmak gerekir. Yapay zekâ bu noktada yeni bir şey vaat ediyor: soruyu doğal dille sorup cevabı kayıtlarınızdan almak, hatta tekrar eden işleri (hatırlatma, ödeme kaydı, gider girişi) bir cümleyle hazırlatmak. Bu rehberde site yönetiminde yapay zekânın gerçekte ne yaptığını, neyi yapmaması gerektiğini, yönetici ve daire kullanıcıları için somut kullanım örneklerini ve bir yönetim programındaki yapay zekâ özelliğini nasıl değerlendireceğinizi anlatıyoruz. Örneklerdeki ekran görüntüleri Siteyo Asistanı'ndan, uydurma isimli bir demo siteyle (Mavi Vadi Sitesi) alınmıştır. --- ## Site yönetiminde yapay zekâ ne demek? Burada kastedilen, her şeyi bilen bir sohbet robotu değil; **yönetim kayıtlarınız üzerinde çalışan bir asistan**. Arkada bir dil modeli var, ama cevabı kendi bilgisinden uydurmaz. Sorunuza göre ilgili kaydı okur (tahsilatlar, borçlar, giderler, talepler, kapı geçmişi) ve cevabı o veriden kurar. Pratikte üç şekilde kullanılır: 1. **Sormak**: "Bu ay tahsilat oranı kaç?", "Kasada ne kadar var?", "Bugün kapıya kim geldi?" 2. **Hazırlatmak**: "Gecikenlere hatırlatma yaz", "Ahmet Bey 1.700 TL nakit verdi, kaydet", "Asansör bakımı için 1.500 TL gider gir". Asistan bunları **taslak** olarak hazırlar; siz onaylamadan hiçbir şey kaydedilmez ya da gönderilmez. 3. **Okutmak**: Banka ekstresini ekleyip "Bu ekstrede kimler ödemiş?" diye sormak. Bu ayrım önemlidir. Sormak risksizdir; hazırlatmak ve okutmak ise ancak doğru kurgulanmışsa güvenlidir. Aşağıda her birini örnekleriyle açıyoruz. --- ## Yapay zekâ neyi iyi yapar, neyi yapmamalı? | İyi yaptığı | Yapmaması gereken | |---|---| | Dağınık kayıtları tek cevapta özetlemek | Sizin yerinize karar vermek | | Liste çıkarmak: gecikenler, açık talepler, onay bekleyenler | Onayınız olmadan para kaydı yapmak ya da mesaj göndermek | | Metin taslağı hazırlamak: hatırlatma, duyuru, talep cevabı | Kayıtta olmayan rakamı tahmin etmek | | Tekrar eden girişleri hızlandırmak: nakit ödeme, gider | Hukuki, vergisel ya da yatırım tavsiyesi vermek | | Ekstre satırlarını sistemin eşleştirmesiyle birlikte özetlemek | Emin olmadığı ödemeyi bir daireye "yakıştırmak" | Kısacası iyi bir asistan **hızlı bir yardımcıdır, yetkili değil**. Son söz her zaman yöneticidedir. --- ## Yönetici için kullanım örnekleri Aşağıdaki örnekler bir yöneticinin ay içinde en sık yaptığı işlerden seçildi. Her birinde asistana yazabileceğiniz örnek bir cümle ve arkada ne olduğu var. ![Siteyo Asistanı açılış ekranı: Borcu geciken 2 kişiyi listele, Gecikenlere hatırlatma mesajı hazırla, Açık 1 talebi özetle, Bu ay tahsilat durumu nasıl, Son 6 ayın tahsilat eğilimi ve Banka ekstresi okut önerileri](https://www.siteyo.net/blog/site-yonetiminde-yapay-zeka/1-oneriler.webp) ### 1. Ay sonu tahsilat kontrolü > Bu ay tahsilat durumu nasıl? Gecikenleri tablo halinde göster. Asistan bu ayın tahakkukunu, tahsil edilen tutarı, tahsilat oranını ve toplam açık alacağı verir; gecikenleri en yüksek borçtan başlayarak listeler. "Son 6 ayın tahsilatı" gibi dönem karşılaştırmalarında tabloya ek olarak grafik de çizer. Her tablonun altında **Excel olarak indir** bağlantısı vardır; tutarlar Excel'e sayı olarak aktarılır, toplanabilir. ### 2. Gecikenlere hatırlatma > Borcu gecikenleri listele ve onlara kibar bir hatırlatma mesajı hazırla. Asistan gecikenleri bulur, mesaj metnini yazar ve bir **onay kartı** gösterir: kime gidecek (uygulama bildirimi mi, e-posta mı), başlık ve metin. Metni kartın içinde düzeltebilirsiniz. "Gönder"e basmadan hiçbir şey gitmez. Hatırlatma yalnızca ilgili kişilere gider; "şu daireler ödemedi" diye herkese giden bir liste değildir. ![Asistanın cevabında borcu geciken iki kişi ve tutarları, altında Mesaj gönderilecek 2 kişi başlıklı onay kartı, düzenlenebilir başlık ve metin, Gönder ve Vazgeç düğmeleri](https://www.siteyo.net/blog/site-yonetiminde-yapay-zeka/2-hatirlatma.webp) ### 3. Elden ödeme kaydı > Ahmet Kaya bugün 1.700 TL nakit verdi, kaydeder misin? Elden alınan aidatı girmek için ekranlar arasında gezmek yerine tek cümle yeterli. Asistan kişiyi bulur, tutarı **en eski borçtan başlayarak** dağıtır ve kartta hangi aya ne kadar yazılacağını gösterir. Birden fazla "Ahmet" varsa hangisi olduğunu sorar; tutar açık borçtan fazlaysa kaydetmez, fazlasının avans olarak eklenmesi gerektiğini söyler. ![Ödeme kaydedilecek kartı: Ahmet Kaya B-14, 1.700 TL, elden nakit, bugün; Ağustos ve Eylül aidatlarına 850'şer TL dağıtım, Kaydet ve Vazgeç düğmeleri](https://www.siteyo.net/blog/site-yonetiminde-yapay-zeka/3-nakit-odeme.webp) ### 4. Banka ekstresini okutmak > (Ekstre dosyasını ekleyip) Bu ekstrede kimler ödemiş, eşleşmeyen var mı? PDF, Excel ya da CSV ekstreyi sohbete ekleyebilirsiniz. Burada önemli bir tasarım kararı var: asistan ekstreyi **kendi tahminiyle okumaz**. Ekstre, Tahsilatlar ekranındaki içe aktarmanın kullandığı aynı sistemden geçer: aynı okuma, aynı daire eşleştirmesi, aynı mükerrer kontrolü. Asistan bu sonucu özetler: kaç hareket eşleşti, kaçı öneri olarak bekliyor, hangileri kimseye eşleşmedi, hangileri daha önce aktarılmış. Ödemeler yine yalnızca inceleme ekranında sizin onayınızla kaydedilir. Kimin olduğu belli olmayan bir havaleyi asistan bir daireye "yakıştırmaz"; "eşleşmedi" der. Ekstre eşleştirmenin mantığı için [banka ekstresi ile aidat eşleştirme](https://www.siteyo.net/blog/banka-ekstresi-aidat-eslestirme) yazımıza bakabilirsiniz. ### 5. Gider girişi > Bugün asansör bakımı için 1.500 TL ödedik, gider olarak gir. Asistan gider kartını hazırlar: başlık, tutar, tarih, kategori. Kategoriyi söylediğinizden ya da gider adından bulur; bulamazsa sitedeki kategorileri sayıp sorar. Gider ancak "kasadan ödedik" ya da "nakit verdik" dediğinizde site kasasından düşülür; kasada yeterli para yoksa gider de yazılmaz, kayıt ile kasa birbirini tutar. ### 6. Talepleri yönetmek > Açık talepleri özetle. · Asansör talebini işlemde yap ve kişiye bilgi ver. Açık arıza ve bakım taleplerini öncelikleriyle listeler. Bir talebin durumunu değiştirmek ve talebi açan kişiye mesaj yazmak için de kart hazırlar; mesajı göndermeden önce düzenleyebilirsiniz. ### 7. Kapı, ziyaretçiler ve araçlar > Bugün kapıya kimler geldi? · B-14'ün kayıtlı araçları neler? Kapı güvenliği kullanan sitelerde misafir, kurye ve kargo sorularını, sonuçlarını (onaylandı, reddedildi, cevapsız) ve misafir araç girişlerini özetler. Kayıtlı plakalardan aracın hangi daireye ait olduğunu söyler. ### 8. Bütçe, kasa hareketleri ve toplantılar > Bu yılın bütçesine göre durumumuz nasıl? · Kasadan son ayda neler çıktı? · Son genel kurulda hangi kararlar alındı? Planlanan ile gerçekleşeni, site kasasının son hareketlerini ve toplantı kararlarını oylarıyla birlikte getirir. Genel kurul hazırlığında "geçen yıl ne konuşmuştuk?" sorusunun cevabı defter karıştırmadan gelir. Site kasası ile daire avansları ayrı tutulur: avans dairenin alacağıdır, sitenin parası değildir. ### 9. Haftalık özet Her pazartesi sabahı yöneticiye geçen haftanın kısa özeti gelir: gelen ödemeler, borcu geciken kişi sayısı, onay bekleyen ödeme bildirimleri, açık talepler. Bu özet yapay zekâ kullanmaz; rakamlar doğrudan kayıtlardan hesaplanır. Asistanı açmasanız bile haftanın durumunu bilirsiniz. ### 10. Hafıza notları > Bunu hatırla: hatırlatma mesajlarını resmi ve kısa yaz. Asistana kalıcı tercihler ve bilgiler verebilirsiniz: mesaj üslubu, bir giderin hangi kategoriye yazılacağı, bir kişinin genelde ayın kaçında ödediği. Notlar **Hafıza** ekranında listelenir; düzenleyebilir, silebilirsiniz. Asistan kendiliğinden not almaz, yalnızca siz istediğinizde hatırlar. ![Bunu hatırla mesajına asistanın cevabı: Hafızaya eklendi, Geri al ve Hafıza bağlantıları, not metni Hatırlatma mesajları resmi ve kısa yazılsın](https://www.siteyo.net/blog/site-yonetiminde-yapay-zeka/4-hafiza.webp) --- ## Daire sahibi ve kiracılar için kullanım örnekleri Yöneticinin telefonuna gelen soruların önemli bir kısmı aynıdır. Asistan bunları daire kullanıcısının kendisine cevaplatır: - **"Ne kadar borcum var?"** Açık aidatlar, toplam ve son ödeme tarihleri. - **"Aidatı nasıl öderim?"** Sitenin IBAN'ı, alıcı adı ve kişiye özel ödeme referans kodu. Havale açıklamasına referans kodunun yazılması, ödemenin doğru daireyle eşleşmesini kolaylaştırır. - **"Bugün aidatımı ödedim, bildir."** Yöneticiye "ödedim" bildirimi hazırlanır; kişi onaylayınca gider, yönetici kontrol edip onaylar. - **"Asansör çalışmıyor."** Site yönetimine arıza talebi hazırlanır. Kişinin birden fazla dairesi varsa hangisi için olduğunu sorar. Daire kullanıcısı yalnızca kendi kayıtlarını görür. Başka bir dairenin borcunu, ödemesini ya da kapı geçmişini soramaz; asistan buna erişemez. --- ## Güven: hiçbir şey onaysız olmaz Yapay zekâ ile para ve kişisel veri bir araya geldiğinde asıl soru "ne kadar akıllı?" değil, "ne kadar kontrollü?" olmalıdır. Üç ilke işe yarar: **Onay kartı.** Kayıt yapan ya da mesaj gönderen her işlem önce bir kart olarak gösterilir: kime, ne kadar, hangi tarihle. Kişi, tutar ve tarih gibi alanlar sunucu tarafından imzalanır; onay sırasında değiştirilemez. Yalnızca mesaj ve duyuru metni gibi düzenlenmesi beklenen alanlar düzenlenebilir. **Kaynağı görünen rakamlar.** Cevabın üstünde asistanın hangi kayıtlara baktığı yazar, örneğin "Tahsilat özeti · Geciken borçlar". Rakamı kontrol etmek isterseniz cevabın altındaki bağlantıyla ilgili ekrana gidebilirsiniz. **Emin değilse sorar.** Kişi, tutar, kategori ya da talep belirsizse asistan tahmin etmez, sorar. Kayıtta olmayan bir bilgi istenirse bunu açıkça söyler. Buna rağmen yapay zekâ hata yapabilir. Toplantıda sunacağınız ya da hukuki süreçte kullanacağınız rakamları ilgili ekrandan doğrulayın. Gecikme tazminatı, icra ya da vergi gibi konularda bir uzmana danışın. --- ## Kişisel veriler ve KVKK Bir yapay zekâ aracını yönetim kayıtlarıyla kullanmadan önce şu soruların cevabını bilmelisiniz: - **Hangi veri kullanılıyor?** Yalnızca sorunun cevabı için gereken kayıtlar ve yalnızca giriş yapan kişinin zaten görebildiği veriler. - **Kime gönderiliyor?** Cevaplar üçüncü taraf bir yapay zekâ hizmeti tarafından üretilir. Yurt dışına aktarım ve hizmet sağlayıcılar Siteyo'nun [Gizlilik Politikası](https://www.siteyo.net/privacy-policy)'nda açıklanır. - **Sohbetler saklanıyor mu?** Siteyo'da sohbetler, kaldığınız yerden devam edebilmeniz için hesabınızda tutulur. İstediğiniz sohbeti silebilirsiniz; 90 gün açılmayan sohbetler kendiliğinden silinir. Hafıza notları da yalnızca sizin hesabınızdadır. - **Kim sorumlu?** Site kayıtları bakımından veri sorumlusu site yönetimidir; yazılım sağlayıcı veri işleyendir. Aydınlatma metninizde dijital yönetim araçlarını belirtmeniz iyi bir uygulamadır. Hafıza notlarına ya da sohbete gereksiz kişisel veri (sağlık bilgisi, kimlik numarası gibi) yazmayın. Asistanın işi bunlara ihtiyaç duymaz. --- ## Bir yönetim programındaki yapay zekâyı nasıl değerlendirmeli? Bir site yönetim programı "yapay zekâ" özelliği sunuyorsa şu soruları sorun: - **Kendi kayıtlarınızdan mı cevap veriyor?** Genel bilgi veren bir sohbet robotu ile kayıtlarınızı okuyan bir asistan aynı şey değildir. - **İşlem yapıyorsa onay istiyor mu?** Para kaydı, mesaj ya da duyuru onay olmadan gitmemeli. - **Rakamın nereden geldiğini gösteriyor mu?** Hangi kayda baktığını söylemeyen bir cevabı doğrulamak zordur. - **Emin olmadığında ne yapıyor?** Belirsiz ödemeyi eşleştirmek yerine "eşleşmedi" diyebilmeli. - **Ekstre okumada ayrı bir tahmin mi yürütüyor?** En güvenlisi, ürünün kendi içe aktarma ve eşleştirme sistemini kullanmasıdır. - **Herkes yalnızca kendi verisini mi görüyor?** Daire kullanıcısı başka dairenin borcunu görmemeli. - **Sohbetler ve notlar nerede, ne kadar süre tutuluyor, silinebiliyor mu?** - **Kullanım sınırı ve maliyeti net mi?** Hangi pakette, günde kaç soru? --- ## İlk hafta için beş soru Asistanı yeni açtıysanız şu beş soruyla başlayın; hem sitenizin durumunu görürsünüz hem de asistanın nasıl çalıştığını: 1. "Bu ay tahsilat durumu nasıl?" 2. "Borcu gecikenleri en yüksekten başlayarak listele." 3. "Onay bekleyen ödeme bildirimi var mı?" 4. "Son 6 ayın tahsilatını grafikle göster." 5. "Açık talepleri özetle." Kayıtlarınız düzenliyse cevaplar da isabetli olur. Asistan, kayıtlarınız kadar iyidir; temel düzen için [aidat takip sistemi rehberimize](https://www.siteyo.net/blog/aidat-takip-sistemi-nedir) göz atabilirsiniz. Asistanla ay sonu tahsilat kontrolünü adım adım anlatan yazımız: [Yapay zekâ ile apartman yönetimi: "Bu ay kim ödemedi?"](https://www.siteyo.net/blog/site-yonetimi-yapay-zeka-asistani). --- ## Yapay zekâ asistanı yanlış rakam söylerse ne olur? Asistan rakamları kayıtlarınızdan okur ve hangi kayda baktığını cevabın üstünde gösterir; yine de yorum hatası yapabilir. Önemli kararlarda ilgili ekrandan doğrulayın. Kayıt yapan işlemler zaten onay kartıyla gelir; yanlış bir taslağı "Vazgeç" ile iptal edersiniz. ## Asistan benim yerime ödeme kaydedebilir mi? Hazırlayabilir, kaydetmez. "Kaydet"e siz basmadan hiçbir ödeme, gider ya da mesaj sisteme yazılmaz. Banka ekstresinden gelen ödemeler de inceleme ekranında sizin onayınızla kaydedilir. ## Daire sahibi ve kiracılar asistanı kullanabilir mi? Evet. Kendi borçlarını, ödeme bilgilerini sorabilir, "ödedim" bildirimi ve arıza talebi hazırlatabilirler. Yalnızca kendi kayıtlarını görürler. ## Siteyo Asistanı hangi pakette var? Siteyo Asistanı Plus ve Pro paketlerinde web panelinde ve mobil uygulamada çalışır. Siteyo'yu Free paketle 50 daireye kadar ücretsiz kullanabilir, Pro'yu panelden 3 ay ücretsiz deneyebilirsiniz. [Ücretsiz başlayın](https://www.siteyo.net/register).