Apartmanda Arıza/Talep Kaydı Nasıl Doğru Açılır?

Asansör arızalandı, ortak alandaki lamba yandı ya da bodrum katında su birikti. Bu durumlarda kişilerin tepkisi genellikle ya yöneticiye WhatsApp atmak ya da "zaten yapmazlar" deyip geçmek oluyor.

Oysa düzgün çalışan bir talep/arıza sistemi — hem kişi hem yönetici için — süreci çok daha takip edilebilir hale getirir. Ama bunun için kaydın doğru açılması gerekiyor.

Kişi Tarafında: Doğru Arıza Kaydı Nasıl Açılır?

1. Doğru Kategoriyi Seç

Talepler genellikle şu kategorilere ayrılır:

Teknik arıza: Asansör, elektrik, su tesisatı, ısıtma/soğutma
Temizlik/çevre: Ortak alan temizliği, çöp sorunu
Güvenlik: Kapı kilidi, kamera, aydınlatma
İdari talep: Belge talebi, şikayet, öneri

Yanlış kategori seçilirse talep doğru kişiye yönlendirilmeyebilir ve gecikme yaşanabilir.

2. Açıklamayı Somut Yaz

İyi bir açıklama şablonu:

Ne: Asansör 3. katta sıkıştı / bodrum katında su birikintisi var
Nerede: Hangi blok, hangi kat, hangi ortak alan
Ne zamandan beri: Dün sabahtan beri / bu sabah fark ettim
Ek bilgi: Daha önce de oldu mu, kim bildirdi vb.

❌ Zayıf açıklama: "Arıza var, bakın." ✅ İyi açıklama: "A Blok 4. kat koridorunda tavan lambası yanmıyor. Dün gece fark ettim, 2 gündür bu şekilde."

3. Fotoğraf veya Video Çekin

Mümkünse durumu fotoğraflayın. Kullandığınız uygulama dosya eklemeyi desteklemiyorsa fotoğrafı saklayın, açıklamaya "fotoğrafım var" notu düşün ve yönetici istediğinde paylaşın. Özellikle su kaçağı, çatlak, yapısal hasar gibi durumlarda fotoğraf:

Yöneticinin durumu uzaktan değerlendirmesini sağlar
Müdahale önceliğini belirlemesine yardımcı olur
İleride hukuki uyuşmazlık çıkarsa belge görevi görür

4. SLA Beklentisini Bilin

Acil olmayan taleplerin genellikle 48–72 saat içinde yanıtlanması hedeflenir. Asansör gibi kritik arızalarda yönetici aynı gün müdahale etmeyi hedeflemelidir.

Beklediğinizden uzun süre yanıt gelmiyorsa:

Uygulamadan talebin durumunu kontrol edin
Yöneticiye hatırlatma gönderin
Yanıt yine gelmezse yazılı kayıt bırakarak şikayet oluşturun

Yönetici Tarafında: Talebi Nasıl Yönetmeli?

Sınıflandırma ve Önceliklendirme

Talepler genellikle iki eksen üzerinden önceliklendirilir:

Aciliyet: Güvenlik riski, büyük hasar, çok sayıda kişiyi etkileyen sorun → acil
Etki alanı: Tek bağımsız bölümü mi, ortak alanı mı etkiliyor?

Önceliklendirme matriksi:

Durum	Öncelik	Hedef yanıt süresi
Asansör arızası, su kaçağı, yangın algılama	Acil	Aynı gün
Ortak alan aydınlatması, temizlik	Yüksek	24–48 saat
Çevre düzenleme, estetik sorunlar	Normal	48–72 saat
Öneri ve genel talepler	Düşük	7 iş günü

Sorumlu Belirleme ve Takip

Talebi kategorize ettikten sonra:

İşi yapacak kişiyi veya servis firmasını belirle
Tahmini çözüm tarihini belirle
Talebin durumunu güncel tut; kişi talebin durumunu uygulamadan takip edebilir

Siteyo'da talebe personel atama, öncelik verme ve iç not eklemeyi bakım talebine personel atama rehberinde anlattık.

Kapama ve Kayıt

Talep çözüldüğünde:

Sistemi kapatılmış olarak işaretle
Mümkünse çözüm notu ekle ("Lamba değiştirildi" vb.)
Onarım masrafı oluşmuşsa gider modülüne kayıt aç

Neden E-posta veya WhatsApp Yetmiyor?

WhatsApp veya e-posta üzerinden iletilen talepler:

Kaydedilmez, arşivlenemez
Takip edilemez ("Yazmıştım ama uğraşmadın" tartışmaları)
Raporlanamaz (dönem içinde kaç talep geldi, kaçı çözüldü?)
Birden fazla kişi aynı sorunu bildirirse tekrarlar birleştirilemiyor

Yapısal bir talep sistemi bu sorunların büyük bölümünü çözer.

Siteyo'da kişiler talebi mobil uygulamadan veya yapay zekâ asistanıyla açar; yönetici talebin durumunu (Açık, Devam Ediyor, Parça Bekleniyor, Çözüldü, Kapandı) günceller ve talebi açan kişi her güncellemede bildirim alır. Ücretsiz deneyin.