Apartmanda Arıza/Talep Kaydı Nasıl Doğru Açılır?
Yönetim uygulamasında arıza ve bakım talebi nasıl doğru açılır? Doğru form doldurma, fotoğraf ekleme, kategori seçimi ve SLA beklentisi rehberi.
Asansör arızalandı, ortak alandaki lamba yandı ya da bodrum katında su birikti. Bu durumlarda sakinlerin tepkisi genellikle ya yöneticiye WhatsApp atmak ya da "zaten yapmazlar" deyip geçmek oluyor.
Oysa düzgün çalışan bir talep/arıza sistemi — hem sakin hem yönetici için — süreci çok daha takip edilebilir hale getirir. Ama bunun için kaydın doğru açılması gerekiyor.
Sakin Tarafında: Doğru Arıza Kaydı Nasıl Açılır?
1. Doğru Kategoriyi Seç
Talepler genellikle şu kategorilere ayrılır:
- Teknik arıza: Asansör, elektrik, su tesisatı, ısıtma/soğutma
- Temizlik/çevre: Ortak alan temizliği, çöp sorunu
- Güvenlik: Kapı kilidi, kamera, aydınlatma
- İdari talep: Belge talebi, şikayet, öneri
Yanlış kategori seçilirse talep doğru kişiye yönlendirilmeyebilir ve gecikme yaşanabilir.
2. Açıklamayı Somut Yaz
İyi bir açıklama şablonu:
- Ne: Asansör 3. katta sıkıştı / bodrum katında su birikintisi var
- Nerede: Hangi blok, hangi kat, hangi ortak alan
- Ne zamandan beri: Dün sabahtan beri / bu sabah fark ettim
- Ek bilgi: Daha önce de oldu mu, kim bildirdi vb.
❌ Zayıf açıklama: "Arıza var, bakın." ✅ İyi açıklama: "A Blok 4. kat koridorunda tavan lambası yanmıyor. Dün gece fark ettim, 2 gündür bu şekilde."
3. Fotoğraf veya Video Ekle
Mümkünse görsele yer verin. Özellikle su kaçağı, çatlak, yapısal hasar gibi durumlarda fotoğraf:
- Yöneticinin durumu uzaktan değerlendirmesini sağlar
- Müdahale önceliğini belirlemesine yardımcı olur
- İleride hukuki uyuşmazlık çıkarsa belge görevi görür
4. SLA Beklentisini Bilin
Acil olmayan talepler genellikle 48–72 saat içinde yanıtlanır. Asansör gibi kritik arızalarda yönetici aynı gün müdahale etmeyi hedeflemelidir.
Beklediğinizden uzun süre yanıt gelmiyorsa:
- Uygulamadan talebin durumunu kontrol edin
- Yöneticiye hatırlatma gönderin
- Yanıt yine gelmezse yazılı kayıt bırakarak şikayet oluşturun
Yönetici Tarafında: Talebi Nasıl Yönetmeli?
Sınıflandırma ve Önceliklendirme
Talepler genellikle iki eksen üzerinden önceliklendirilir:
- Aciliyet: Güvenlik riski, büyük hasar, çok sayıda sakini etkileyen sorun → acil
- Etki alanı: Tek bağımsız bölümü mi, ortak alanı mı etkiliyor?
Önceliklendirme matriksi:
| Durum | Öncelik | Hedef yanıt süresi |
|---|---|---|
| Asansör arızası, su kaçağı, yangın algılama | Acil | Aynı gün |
| Ortak alan aydınlatması, temizlik | Yüksek | 24–48 saat |
| Çevre düzenleme, estetik sorunlar | Normal | 48–72 saat |
| Öneri ve genel talepler | Düşük | 7 iş günü |
Atama ve Takip
Talebi kategorize ettikten sonra:
- Sorumlu kişiyi veya servis firmasını ata
- Tahmini çözüm tarihini belirle
- Sakin sisteme bildirildikten sonra sakin uygulamadan takip edebilir
Kapama ve Kayıt
Talep çözüldüğünde:
- Sistemi kapatılmış olarak işaretle
- Mümkünse çözüm notu ekle ("Lamba değiştirildi" vb.)
- Onarım masrafı oluşmuşsa gider modülüne kayıt aç
Neden E-posta veya WhatsApp Yetmiyor?
WhatsApp veya e-posta üzerinden iletilen talepler:
- Kaydedilmez, arşivlenemez
- Takip edilemez ("Yazmıştım ama uğraşmadın" tartışmaları)
- Raporlanamaz (dönem içinde kaç talep geldi, kaçı çözüldü?)
- Birden fazla kişi aynı sorunu bildirirse tekrarlar birleştirilemiyor
Yapısal bir talep sistemi bu sorunların tamamını çözer.
Siteyo'da sakinler talep açar, yönetici atar ve takip eder, sakin çözüm sonrası bildirim alır. Ücretsiz deneyin.
Bu yazıyı yararlı buldunuz mu?
Paylaşarak başkalarına da ulaştırın.
Siteyo ile apartmanınızı yönetmeye hazır mısınız?
Ücretsiz başlayın — kredi kartı gerekmez.
Ücretsiz Başla →