Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Siteyo tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

Siteyo, apartman ve site yönetimlerinin aidat, gider, daire ve iletişim süreçlerini yürütmesini sağlayan bir yazılım hizmetidir. Platformda iki farklı ilişki türü bulunur ve bu ayrım, verilerinizle ilgili sorumluluğun kimde olduğunu belirler:

• Hesap sahibi olarak sizin verileriniz. Siteyo’ya kaydolduğunuzda verdiğiniz ad, e-posta ve telefon gibi bilgiler bakımından veri sorumlusu Siteyo’dur.
• Site yönetiminin girdiği daire kullanıcısı verileri. Bir site yöneticisi kendi sitesindeki daire kullanıcılarının bilgilerini platforma girdiğinde, bu veriler bakımından veri sorumlusu ilgili site yönetimidir; Siteyo yalnızca yönetimin talimatıyla hareket eden veri işleyendir. Bu ilişkinin şartları Veri İşleme Sözleşmesi’nde düzenlenmiştir.

Kimlik ve iletişim verileri

Ad ve soyad, e-posta adresi, telefon numarası. Kayıt sırasında sizin tarafınızdan; daire kullanıcısı kayıtlarında ise site yönetimi tarafından girilir.

Konut ve üyelik verileri

Blok, kat ve daire bilgisi, malik/kiracı durumu, bağlı olduğunuz site ve rolünüz.

Finansal veriler

Aidat tahakkukları, ödeme kayıtları, bakiye bilgisi, ödeme referans numarası ve varsa banka hareketi eşleştirmeleri. Site yönetimi banka ekstresi yüklediğinde, yöneticinin onayladığı ödemelerden gönderen IBAN'ı ve bankanın gönderen adını yazış biçimi, sonraki aylarda ödemeyi aynı daireye eşleştirmek amacıyla o site için saklanır; daire kullanıcısının kaydı silindiğinde bu bilgiler de silinir. Siteyo Asistanı'nı kullandığınızda sorunuz ve yanıt için gereken kayıtlar (yalnızca sizin erişebildiğiniz veriler) yanıt üretmek üzere yapay zekâ sağlayıcısına iletilir. Web panelinde konuşmalarınız, daha sonra açabilmeniz için hesabınıza bağlı olarak saklanır; 90 gün açılmayan konuşmalar kendiliğinden silinir ve konuşmaları istediğiniz zaman silebilirsiniz. Asistana kaydetmesini istediğiniz notlar siz silene kadar saklanır. Kredi kartı bilgileriniz Siteyo tarafından görülmez ve saklanmaz; ödeme işlemleri ödeme hizmeti sağlayıcısı üzerinden yürütülür.

İşlem ve kullanım verileri

Giriş kayıtları, IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, platform içindeki işlem geçmişi (denetim kayıtları), bildirim tercihleri ve mobil cihaz bildirim anahtarı.

Talep ve iletişim içerikleri

Arıza ve bakım talepleri, ödeme bildirimleri, iletişim formu üzerinden ilettiğiniz mesajlar ve bunlara verilen yanıtlar.

Kapı güvenliği verileri

Yalnızca kapı güvenliğini kullanan sitelerde işlenir. Güvenlik görevlisinin dairenize sorduğu ziyaretçinin türü (misafir, kurye, kargo gibi), görevlinin yazdığı ad ve not; hangi daireye ne zaman sorulduğu ve kimin onayladığı ya da reddettiği. Uygulama içi aramalarda kimin hangi daireyi ya da güvenliği aradığı, arama zamanı, süresi ve sonucu (görüşüldü, cevapsız, reddedildi). Görevlinin görev durumu ve son bağlantı zamanı ile daire kullanıcısının seçtiği “rahatsız etmeyin” süresi.

Aramalarda mikrofonunuz yalnızca görüşme sürerken kullanılır. Ses kaydedilmez ve saklanmaz; mümkün olduğunda doğrudan iki cihaz arasında, doğrudan bağlantı kurulamazsa altyapı sağlayıcısının aktarma sunucusu üzerinden şifreli olarak iletilir. Telefon numaranız karşı tarafa gösterilmez. Gelen aramanın ve kilit ekranı kartının cihazınıza ulaşması için cihazınıza özel bildirim anahtarları saklanır.

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde sayılan hukuki sebeplere dayanılarak aşağıdaki amaçlarla işlenir:

Verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü taraflara satılmaz, kiralanmaz veya devredilmez.

Kişisel verileriniz aşağıdaki hâllerde ve yalnızca gerekli ölçüde paylaşılır:

• Bağlı olduğunuz site yönetimiyle: aidat, ödeme ve talep bilgileriniz yönetim yetkilileri tarafından görülebilir.
• Sitenizin güvenlik görevlileriyle: kapı güvenliği kullanılan sitelerde daire bilgisi, dairede kayıtlı kişilerin adı, uygulamayı kullanıp kullanmadığınız, rahatsız etmeyin durumunuz ve ziyaretçiye verdiğiniz cevap görevli tarafından görülebilir.
• Hizmet sağlayıcılarla: altyapı, e-posta, SMS ve ödeme hizmetleri için aşağıdaki tabloda listelenen sağlayıcılarla.
• Yetkili kurumlarla: mahkeme kararı veya mevzuattan doğan bir yükümlülük bulunması hâlinde.

Siteyo, hizmetin sunulabilmesi için yurt dışında yerleşik altyapı sağlayıcılarından yararlanır. Bu nedenle kişisel verileriniz KVKK’nın 9. maddesi kapsamında yurt dışına aktarılmaktadır. Aktarım yapılan sağlayıcılar, aktarım amaçları ve veri kategorileri aşağıdadır:

Aktarımlar, sağlayıcılarla akdedilen veri işleme sözleşmeleri ve standart sözleşme hükümleri gibi uygun güvenceler çerçevesinde gerçekleştirilir. Analiz amaçlı sağlayıcılara aktarım yalnızca çerez tercihlerinizde onay vermeniz hâlinde yapılır.

Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanır:

• Hesap verileri: hesabınız aktif olduğu sürece. Hesabınızı sildiğinizde kimlik ve iletişim bilgileriniz silinir.
• Aidat ve ödeme kayıtları: site yönetiminin mali kayıt bütünlüğü ve olası uyuşmazlıklar nedeniyle, hesabınız silinse dahi kimliğinizle ilişkisi koparılarak (anonimleştirilerek) tutulabilir.
• Faturalandırma kayıtları: vergi mevzuatı uyarınca 10 yıl.
• Kapı güvenliği kayıtları: ziyaretçi soruları ve arama kayıtları 30 gün; süre dolunca otomatik olarak silinir.
• Denetim ve güvenlik kayıtları: azami 2 yıl.
• İletişim formu mesajları: talebin sonuçlanmasından itibaren 2 yıl.

Saklama süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirler alınır:

• Tüm veri trafiği aktarım sırasında şifrelenir (TLS).
• Veritabanı içeriği disk üzerinde şifreli olarak saklanır.
• Satır düzeyinde yetkilendirme (RLS) ile her kullanıcı yalnızca yetkili olduğu site verilerine erişebilir.
• Yönetim işlemleri denetim kaydı olarak tutulur.
• Erişim yetkileri görev tanımıyla sınırlıdır ve düzenli olarak gözden geçirilir.

Bir veri ihlali meydana gelmesi hâlinde, durum en kısa sürede Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na ve etkilenen ilgili kişilere bildirilir.

Platformda oturumunuzun sürdürülmesi için zorunlu çerezler ile, onay vermeniz hâlinde analiz amaçlı çerezler kullanılır. Zorunlu olmayan çerezler yalnızca açık rızanızla çalışır ve tercihinizi dilediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Ayrıntılar için Çerez Politikası’nı inceleyebilirsiniz.

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
• KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi kvkk@siteyo.net adresine, hesabınızda kayıtlı e-posta adresinizden iletebilirsiniz. Başvurunuzda adınızı, soyadınızı, talebinizin konusunu ve varsa bağlı olduğunuz siteyi belirtmeniz süreci hızlandırır.

Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve her hâlükârda en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen yanıtı yetersiz bulmanız veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde, yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

Bu metin, mevzuattaki değişiklikler veya hizmet kapsamındaki güncellemeler nedeniyle revize edilebilir. Esaslı değişikliklerde platform üzerinden bilgilendirilirsiniz. Metnin yürürlükteki sürümü ve tarihi sayfanın başında yer alır.