Apartman Kasa Defteri ve Fazla Ödenen Aidat: Avans Nasıl Takip Edilir?

Aidatların çoğu bankaya gelse de kasasından hiç nakit geçmeyen bir apartman yönetimi pek yoktur: elden ödenen bir aidat, acil alınan bir tesisat parçası, görevliye verilen küçük bir avans. Bu hareketler bir yere yazılmazsa dönem sonunda "kasada ne kadar olmalıydı?" sorusunun cevabı bulunamaz.

İkinci sık sorun fazla ödemelerdir. Bir kat maliki aidatı yanlışlıkla iki kez gönderir ya da birkaç ayı peşin öder. Bu para nerede durur, nasıl mahsup edilir, ne zaman iade edilir?

Bu yazıda kasa defterinin nasıl tutulacağını ve fazla ödenen aidatın avans olarak nasıl izleneceğini anlatıyoruz.

---

Kasa Defteri Neyi Kapsar?

Kasa defteri yalnızca fiziksel nakdin giriş ve çıkışını gösterir. Üç kavramı birbirinden ayırmak gerekir:

• Kasa: Yöneticinin elindeki nakit. Sayılarak doğrulanır.
• Banka: Sitenin banka hesabı. Ekstreyle doğrulanır.
• Avans: Bir daire sahibinin veya kiracının ileriye dönük ödediği, henüz bir borca mahsup edilmemiş tutar. Sitenin hesabında durur ama o kişiye karşı bir yükümlülüktür.

Bu üçü tek listede tutulduğunda bakiye anlamını yitirir: bankadaki para kasada sanılır, avans harcanabilir bütçe gibi görünür.

---

Kasa Defterinde Hangi Sütunlar Olmalı?

Basit bir kasa defteri için altı sütun yeterlidir:

Bankaya yatırılan nakit, kasadan çıkış ve bankaya giriş olarak iki yerde görünür; ama aidat geliri olarak ikinci kez sayılmaz.

---

Kasa Defteri Tutarken Uyulacak Kurallar

1. Her harekete belge bağlayın. Makbuz, fatura veya fiş numarasını "Belge No" sütununa yazın. Aidat makbuzunda nelerin bulunması gerektiğini Aidat Makbuzu Nasıl Olmalı? yazısında anlattık.
2. Kasa eksiye düşmez. Fiziksel nakit sıfırın altına inemez. Defterde eksi bakiye görüyorsanız bir giriş yazılmamış ya da bir çıkış fazla yazılmıştır.
3. Nakdi bekletmeyin. Kasada biriken parayı düzenli aralıklarla bankaya yatırın; hem güvenlik hem izlenebilirlik açısından daha sağlıklıdır.
4. Düzenli sayım yapın. Belirli aralıklarla kasadaki nakdi sayın ve defter bakiyesiyle karşılaştırın. Fark varsa not edin ve nedenini araştırın.
5. Silmeyin, düzeltme kaydı yapın. Hatalı bir satırı silmek yerine ters kayıtla düzeltin; denetçi neyin neden değiştiğini görebilmelidir.
6. Giderleri kategorilendirin. Kasadan yapılan harcamalar da gider raporuna girer. Kategori önerileri için Apartman Gider Yönetimi yazısına bakabilirsiniz. Kapora verilip kalanı sonra ödenecek bir gideri kısmen ödenen gider kaydı rehberindeki gibi tutabilirsiniz.

---

Sayımda Fark Çıkarsa Ne Yapılır?

Kasadaki nakit ile defter bakiyesi tutmuyorsa, farkın çoğu zaman bir kayıt eksikliğinden kaynaklandığını düşünerek sırayla kontrol edin:

1. Son sayımdan bu yana yazılan hareketleri gözden geçirin. Toplama hatası ya da yanlış sütuna yazılmış bir tutar olabilir.
2. Belgesiz harcamaları arayın. Fişi sonradan gelecek küçük alımlar en sık unutulan kalemlerdendir.
3. Elden alınan ödemeleri kontrol edin. Makbuzu kesilmiş ama deftere yazılmamış bir tahsilat olabilir.
4. Bankaya yatırılanları teyit edin. Yatırılan nakit kasadan düşülmemiş olabilir.
5. Açıklanamayan farkı kayda geçirin. Farkı yok saymak yerine "sayım farkı" olarak açıklamasıyla yazın ve denetçiye bildirin.

Fark sık tekrarlanıyorsa nakit tahsilatı azaltmayı ve ödemelerin bankaya yapılmasını teşvik etmeyi düşünün. Banka hareketleri ekstreyle doğrulanabildiği için takibi daha kolaydır.

---

Fazla Ödenen Aidat: Avans Mantığı

Kat maliki borcundan fazla ödediğinde fark kaybolmaz; o kişi adına avans (ön ödeme) olarak durur. Bir örnek:

• Ekim aidatı: 1.500 TL
• Gelen havale: 2.000 TL
• Ekim borcu kapanır, 500 TL avans olarak kişinin hesabına yazılır.
• Kasım aidatı tahakkuk ettiğinde 500 TL avans bu borca mahsup edilir; 1.000 TL borç kalır.

Mahsubu en eski borçtan başlatmak, gecikmedeki borcu önce kapattığı için kişinin lehinedir ve kayıtları anlaşılır tutar. Kişi bazında borç-alacak takibinin genel mantığını Site Yönetiminde Cari Hesap yazısında anlattık.

---

Adım Adım: Fazla Ödemeyi Avansa Almak

1. Gelen tutarı dağıtın. Önce kişinin açık borçlarını en eskiden başlayarak kapatın.
2. Artanı avansa yazın. Açıklamaya kaynağını ekleyin; örneğin "Ekim havalesinden fazla".
3. Kişiyi bilgilendirin. Avans bakiyesini bildirin, mahsup mu iade mi istediğini sorun.
4. Yeni tahakkukta mahsup edin. Yeni aidat oluştuğunda avansı bu borca uygulayın.
5. İadeyi belgeleyin. İade istenirse ödemeyi belgeyle yapın ve avanstan düşün. Nakit iade ettiyseniz kasa defterine çıkış olarak da yazın.
6. Raporda ayrı gösterin. Dönem sonunda avans bakiyelerinin toplamını gelir-gider raporunda ayrı bir satırda belirtin; bu tutar harcanabilir bütçe değildir.

---

Siteyo'da Site Kasası ve Avans

Siteyo kasayı, bankayı ve avansları birbirinden ayrı tutar.

• Site Kasası: "Tahsilatlar" ekranındaki "Site Kasası" düğmesiyle açılır ve "Güncel fiziksel nakit" bakiyesini gösterir. "Para girişi" veya "Para çıkışı" seçip tutar, işlem tarihi, açıklama ve isteğe bağlı "Belge / makbuz no" girersiniz. Çıkış tutarı mevcut kasa bakiyesini aşamaz. Web panelinde "Ödeme Kaydet" ile yöntemi "Nakit" seçilen aidat ödemeleri Site Kasası'na giriş olarak da işlenir. Birkaç daireden elden gelen aidatı tek seferde kaydetmek için toplu aidat ödemesi kaydetme rehberine bakabilirsiniz.
• Avans bakiyesi: "Kişiler" sayfasında kişinin satır menüsündeki "Avans Bakiyesi" ile bakiyeyi ve işlem geçmişini görür; "Avans Ekle", "İade Et" ve "Borçlara Uygula" işlemlerini yaparsınız. "Borçlara Uygula", bakiyeyi en eski bekleyen borçtan başlayarak kapatır. Banka ekstresi eşleştirmesinde borçtan fazla gelen tutar da, ödemeleri kaydettiğinizde kişinin avans bakiyesine yazılır.
• Mobil uygulamada: "Tahsilatlar" ekranında bir daireye dokunup açık aidatı nakit olarak kapatabilir ya da "Peşin ödeme (kasa)" ile tutarı o dairenin avans (peşin) bakiyesine ekleyebilirsiniz.

Kat malikleri ve kiracılar da kendi avans bakiyelerini ve hareketlerini web'de "Aidatlarım" sayfasındaki "Kasam" sekmesinde görebilir. "Site Kasası" düğmesi Plus ve üzeri planlarda ve yeni yöneticilere tanınan 3 aylık Pro denemesinde görünür. Ücretsiz deneyin.