Apartman İşletme Defteri Nasıl Tutulur? Gelir-Gider Kaydı ve Noter Onayı
Site ve apartman işletme defterine neler yazılır, devreden bakiye nasıl taşınır, sayfa toplamları nasıl tutulur? Siteyo'da işletme defterini yazdırma ve Excel'e alma.
İşletme defteri, yönetimin bir dönem boyunca topladığı ve harcadığı paranın tarih sırasıyla yazıldığı defterdir. Genel kurulda "Bu yıl ne toplandı, nereye harcandı?" sorusunun cevabı buradadır. Denetçinin ilk açtığı belge de çoğu zaman budur.
Bu yazıda işletme defterine neyin yazıldığını, sayfadan sayfaya bakiyenin nasıl taşındığını ve Siteyo'da defterin nasıl çıkarıldığını anlatıyoruz.
İşletme Defteri Neden Tutulur?
Kat Mülkiyeti Kanunu, yöneticiden yönetimle ilgili gelir ve giderleri düzenli olarak kaydetmesini ve kat maliklerine hesap vermesini bekler. Uygulamada bu kayıt, karar defteri gibi kullanılmaya başlanmadan önce notere onaylatılan bir işletme defterinde tutulur.
Defterin üç işlevi vardır:
- Hesap verme: Yönetici dönem sonunda her kuruşun nereden gelip nereye gittiğini gösterir.
- Denetim: Denetçi kasa, banka ve faturaları defterle karşılaştırır. Kontrol listesi için site denetim raporu rehberine bakabilirsiniz.
- Devir: Yönetici değiştiğinde yeni yönetim devraldığı bakiyeyi defterden görür.
Yönetim planınızda defterle ilgili özel bir hüküm varsa ona uyun. Tereddütte kalırsanız bir hukukçuya danışın.
Deftere Neler Yazılır?
Her satır tek bir para hareketidir ve şu bilgileri taşır:
| Sütun | Ne yazılır |
|---|---|
| Sıra | Defter boyunca artan numara |
| Tarih | Paranın girdiği ya da çıktığı gün |
| Belge no | Makbuz, fatura ya da dekont numarası |
| Açıklama | Kimden / kime, ne için (ör. "A-3 · Ekim aidatı · havale") |
| Gelir | Giren tutar |
| Gider | Çıkan tutar |
| Bakiye | O satırdan sonra eldeki tutar |
Gelir: Tahsil edilen aidatlar ve diğer gelirler, ödemenin yapıldığı tarihle yazılır. Tahakkuk eden ama ödenmemiş aidat gelir değildir.
Gider: Ödenmiş giderler, ödenen tutarla yazılır. Faturası gelmiş ama ödenmemiş gider deftere ödendiği gün girer. Bu yönteme nakit esası denir.
Yazılmayanlar: Kasadaki nakdin bankaya yatırılması gibi aktarmalar gelir ya da gider değildir; deftere yazılmaz. Dairelerin önceden verdiği avanslar da sitenin parası değildir, ayrı izlenir. Ayrıntılı anlatımı kasa defteri ve avans yazısında bulabilirsiniz.
Devreden ve Sayfa Toplamları
Elle tutulan defterde her sayfa üç satırla düzenlenir:
- Önceki sayfadan devreden: Bir önceki sayfanın gelir, gider ve bakiye toplamları.
- Sayfa toplamı: Bu sayfadaki hareketlerin toplamı.
- Sonraki sayfaya devreden: Devreden ile sayfa toplamının birleşimi; bir sonraki sayfanın ilk satırı olur.
Dönemin ilk sayfası "Önceki dönemden devreden" ile başlar: bir önceki yılın sonunda kalan tutar. Son sayfa "Dönem toplamı ve dönem sonu bakiyesi" ile kapanır.
Basit örnek: 1 Ocak'ta devreden 1.000 TL. Ocak'ta 12.000 TL aidat toplandı, 9.500 TL gider ödendi. Ocak sonu bakiyesi 1.000 + 12.000 − 9.500 = 3.500 TL. Şubat bu tutarla başlar.
Siteyo'da İşletme Defteri
Siteyo'da işletme defteri ayrıca doldurulmaz. Tahsilatlar ve ödenmiş giderler zaten kayıtlı olduğu için defter bu kayıtlardan kendiliğinden oluşur.
Finans › Defterler sayfasında İşletme defteri sekmesini açın ve yılı ya da tarih aralığını seçin. Üstte devreden, dönemin geliri, gideri ve dönem sonu bakiyesi görünür. Altta hareketler tarih sırasıyla, belge numarası ve yürüyen bakiyeyle listelenir.
- Tahsilat satırı: Ödeyen kişi, dairesi, borç türü ve ödeme yöntemi yazılır. Belge no makbuz numarasıdır.
- Gider satırı: Gider adı, kategorisi ve firma yazılır. Belge no fatura numarasıdır.
Yazdırma
Yazdır düğmesi, tasdikli deftere aktarmaya uygun A4 sayfaları hazırlar. Her sayfa önceki sayfadan devredenle başlar, sayfa toplamı ve sonraki sayfaya devredenle biter. Sayfaların altında sayfa numarası yazar. Panelin menüleri ve düğmeleri çıktıya girmez.
Excel
Excel düğmesi aynı defteri tablo olarak indirir. Muhasebeciye ya da denetçiye göndermek için kullanabilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
- Tahakkuku gelir yazmak: Ödenmemiş aidat deftere gelir olarak girerse kasa ile defter tutmaz.
- Belgesiz gider: Her gider satırının bir faturası ya da makbuzu olmalı.
- Aktarmayı gider yazmak: Kasadan bankaya yatırılan para gider değildir.
- Devredeni unutmak: Yeni yıl, eski yılın kapanış bakiyesiyle başlamalı.
Yıl sonunda kapanışı nasıl yapacağınızı ve genel kurula hangi raporu sunacağınızı site denetim raporu yazısında anlattık. Siteyo'yu ücretsiz deneyin.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir. Mevzuat ve içtihat değişebilir; somut durumunuz için bir avukata danışın.
Bu yazıyı yararlı buldunuz mu?
Paylaşarak başkalarına da ulaştırın.
Siteyo ile apartmanınızı yönetmeye hazır mısınız?
Pro'yu 3 ay boyunca 500 daireye kadar ücretsiz deneyin — kredi kartı gerekmez.
3 Ay Ücretsiz Dene →