Apartman Genel Kurul Toplantı Tutanağı Örneği

Kat malikleri kurulu (halk arasında genel kurul) toplantısının en önemli çıktısı tutanaktır: kimler katıldı, hangi gündem görüşüldü, hangi karar kaç oyla alındı. Kararlar daha sonra noter tasdikli karar defterine yazılır ve toplantıda bulunanlarca imzalanır.

Bu yazıda kopyalayıp kendi sitenize uyarlayabileceğiniz bir tutanak örneği veriyoruz ve tutanağı geçerli kılan kuralları özetliyoruz.

---

Toplantıyla İlgili Temel Kurallar

• Ne zaman: Kurul yılda en az bir kez, yönetim planında yazan zamanda; yazmıyorsa her takvim yılının ilk ayında toplanır. Toplu yapılarda en geç iki yılda bir toplanır (KMK md. 29).
• Olağanüstü toplantı: Önemli bir sebep çıkarsa yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin üçte birinin istemiyle, toplantıdan en az 15 gün önce yapılan çağrıyla toplanılır. Çağrıda ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi de yazılır; iki toplantı arasında en az yedi gün olmalıdır (KMK md. 29).
• Yeter sayı: Kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. İlk toplantı yapılamazsa ikinci toplantı en geç 15 gün sonra yapılır ve katılanların salt çoğunluğuyla karar alınır (KMK md. 30). Kanunda bazı konular için ayrıca öngörülen yeter sayılar saklıdır.
• Oy: Her kat maliki arsa payına bakılmaksızın bir oy hakkına sahiptir; birden fazla bağımsız bölümü olan her bölüm için ayrı oy kullanır ama oyları bütün oyların üçte birini geçemez (KMK md. 31).
• Vekalet: Bir kişi oy sayısının yüzde beşinden fazlası için vekil olamaz. 40 ve daha az bağımsız bölümlü yapılarda bir kişi en fazla iki kişiye vekalet edebilir (KMK md. 31).

---

Tutanak Örneği

Aşağıdaki metni kendi sitenizin bilgileriyle doldurun. Köşeli parantezli yerler sizin bilgilerinizdir.

[SİTE ADI] KAT MALİKLERİ KURULU OLAĞAN TOPLANTI TUTANAĞI

Toplantı tarihi ve saati: [15 Ocak 2027, 19.00] Yer: [Site toplantı salonu] Toplantı türü: Olağan (ilk toplantı) Çağrı: [Toplantı çağrısı kat maliklerine 30 Aralık 2026 tarihinde imza karşılığı / taahhütlü mektupla bildirilmiştir.]

Yeter sayı: Toplam [24] bağımsız bölümden [15] kat maliki asaleten, [2] kat maliki vekaleten katılmıştır. Katılanlar sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazla olduğundan toplantı yeter sayısı sağlanmıştır. Katılım listesi tutanak ekindedir.

Gündem

1. Açılış ve toplantı başkanı ile yazmanın seçimi
2. 2026 yılı yönetim faaliyet raporunun ve gelir-gider hesabının okunması
3. Denetim raporunun okunması
4. Yönetimin ibrası
5. 2027 yılı işletme projesinin görüşülmesi ve onaylanması
6. Yönetici ve denetçi seçimi
7. Dilek ve temenniler

Görüşmeler ve kararlar

Karar 1: Toplantı başkanlığına [Ayşe K. (A-1)], yazmanlığa [Mehmet T. (A-2)] oy birliğiyle seçilmiştir.

Karar 2: Yönetici [Hasan Ö.], 2026 yılı faaliyetlerini ve gelir-gider hesabını okumuştur. Dönem başı devreden [18.450,00 TL], toplam gelir [612.300,00 TL], toplam gider [589.120,55 TL], dönem sonu bakiyesi [41.629,45 TL] olarak bildirilmiştir.

Karar 3: Denetçi [Zeynep A.] denetim raporunu okumuştur. Rapor tutanak ekindedir.

Karar 4: Yönetimin ibrası oylanmış; [14] kabul, [2] ret, [1] çekimser oyla ibra edilmiştir. Ret oyu verenler gerekçelerini karar defterine yazarak imzalayacaktır.

Karar 5: 2027 yılı işletme projesi görüşülmüş; ortak alan elektriği kalemi [42.000 TL] yerine [38.000 TL] olarak değiştirilerek, toplam [465.000 TL] üzerinden oy çokluğuyla ([15] kabul, [2] ret) onaylanmıştır. Aylık avanslar onaylanan projeye göre [1 Şubat 2027] tarihinden itibaren tahsil edilecektir.

Karar 6: Yöneticiliğe [Hasan Ö.], denetçiliğe [Zeynep A.] bir yıl süreyle oy çokluğuyla seçilmiştir.

Dilek ve temenniler: [Otopark aydınlatmasının yenilenmesi önerilmiş, bir sonraki toplantıda fiyat teklifleriyle görüşülmesi kararlaştırılmıştır.]

Toplantı saat [21.10]'da sona ermiştir.

Toplantı başkanı — Yazman — Katılan kat malikleri (imza listesi ekte)

---

Tutanak Yazarken Dikkat Edilecekler

• Oy sayılarını yazın: "Oy çokluğuyla" demek yerine kabul, ret ve çekimser sayıları yazmak sonradan çıkacak itirazlarda işinizi kolaylaştırır.
• Katılım listesini ekleyin: Asaleten ve vekaleten katılanları, vekaletnameleriyle birlikte saklayın.
• Aykırı oyların gerekçesi: Karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar (KMK md. 32).
• Kararları deftere işleyin: Kararlar, sayfaları 1'den başlayıp sırayla numaralanmış ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır (KMK md. 32).
• Kararı bildirin: Toplantıya katılmayan kat malikleri kararı öğrendiği tarihten itibaren bir ay, her halde karar tarihinden itibaren altı ay içinde iptal davası açabilir (KMK md. 33). Kararların duyurulması ve bildirim tarihinin belgelenmesi bu yüzden önemlidir.

İşletme projesinin onayına dair 2026 değişikliğini işletme projesi ve itiraz yazısında anlattık.

---

Siteyo'da Toplantı ve Tutanak

Siteyo'da İletişim › Toplantılar sayfasında toplantıyı türü, tarihi, yeri, katılan sayısı ve numaralı gündemiyle kaydedersiniz. Kararları oy sayılarıyla girersiniz; karar numarası kendiliğinden verilir ve kararlar Finans › Defterler sayfasındaki karar defterine düşer. Taslak oluştur düğmesi toplantı bilgileri ve kararlardan sabit kalıpta bir tutanak taslağı hazırlar; düzenleyip kaydedebilir, alınan kararları kişilere duyuru olarak gönderebilirsiniz. Karar defteri noter tasdikli deftere aktarmak için yazdırılabilir.

Tüm özellikler için site yönetim yazılımı sayfasına bakabilirsiniz; 50 daireye kadar ücretsizdir.

---

Tutanağı kimler imzalar?

Kanun kararların karar defterine yazılıp toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanmasını ister (KMK md. 32). Uygulamada toplantı tutanağını toplantı başkanı ve yazman imzalar, katılım listesi ve kararlar defterde katılanlarca imzalanır.

Yeter sayı sağlanamazsa toplantı geçersiz mi olur?

İlk toplantı yapılamaz. Çağrıda bildirilen ikinci toplantı en geç 15 gün sonra yapılır ve bu toplantıda katılanların salt çoğunluğuyla karar alınır (KMK md. 30). İlk ve ikinci toplantı arasında en az yedi gün olmalıdır (KMK md. 29).

Vekaletle oy kullanmak için noter vekaletnamesi şart mı?

Kanun kat malikinin oyunu yetkili bir vekil eliyle kullanabileceğini söyler ve vekalet sınırlarını belirler (KMK md. 31). Vekaletnamenin şekli için yönetim planınıza bakın; tereddütte yazılı ve imzalı bir vekaletname istemek ve tutanağa eklemek uyuşmazlığı önler.