Yönetim Planı ve Belgeler Kişilerle Nasıl Paylaşılır?
Yönetim planını, sigorta poliçesini ve kurul belgelerini Siteyo'da kişilerle paylaşın; paylaşımı sonradan açıp kapatın, kişisel veriyi dışarıda tutun.
Daire sahipleri ve kiracılar yönetim planını, bina sigortası poliçesini ya da genel kurul gündemini sık sorar. Her seferinde PDF göndermek yerine bu belgeleri Siteyo'da kişilerle paylaşabilirsiniz. Paylaştığınız belgeleri kişiler kendi Belgeler sayfasında bulur, istediği zaman açar.
Bu rehberde yeni bina sigortası poliçesini yüklerken paylaşıyor, daha önce yüklenmiş yönetim planını da sonradan kişilere açıyoruz.
Başlamadan önce
Siteyo'da yüklediğiniz her belge baştan yalnızca yönetimde kalır. Kişilere açmak için belgenin Kişiler görebilsin anahtarını açmanız gerekir. Belgeleri yükleme ve kategorilere ayırma adımlarını apartman belgelerini dijitalde dosyalama rehberinde anlattık; burada yalnızca paylaşım var.
Belgeyi kişilerle paylaşın
Yüklerken Kişiler görebilsin'i açın
Üst menüden İletişim'e tıklayın, Belgeler sekmesine geçin ve Belge Ekle'ye tıklayın. Dosyayı, başlığı ve kategoriyi seçin. Kişiler görebilsin anahtarını açıp Yükle'ye tıklayın.
Anahtar kapalı bırakılırsa belge yalnızca yönetim listesinde durur.
Yüklenmiş belgeyi Kişiler sütunundan açın
Daha önce yüklediğiniz bir belgeyi paylaşmak için yeniden yüklemeniz gerekmez. Belgeler listesinde her satırın Kişiler sütununda bir anahtar vardır.
- Kişiler sütununda açık anahtar, belgenin kişilere açık olduğunu gösterir.
- Yönetim planının anahtarını açın. Değişiklik hemen kaydedilir, ayrıca kaydet düğmesi yoktur.
Paylaşımı geri almak için aynı anahtarı kapatın. Belge kişilerin listesinden kalkar ve bağlantısı onlar için açılmaz. Belgeyi daha önce indiren biri kendi kopyasını elinde tutar; bunu Siteyo geri alamaz.
Kişiler paylaşılan belgeleri nerede görür?
Kişiler, Siteyo'da üst menüdeki Belgeler'e tıklar. Sayfada yalnızca kişilere açık belgeler listelenir, en yenisi en üstte. Belgenin adına tıklayınca yeni sekmede açılır.
Telefondaki Siteyo uygulamasının güncel sürümünde aynı liste Profil > Belgeler ekranındadır; belgeye dokununca telefonda açılır.
Hem yönetici hem dairede oturan biriyseniz listeyi kişilerin gözünden kontrol edebilirsiniz. Görünümler arasında geçişi yönetici ve Dairem görünümleri rehberinde anlattık.
Hangi belgeleri paylaşmalı, hangilerini paylaşmamalı?
Paylaştığınız belgeyi sitedeki tüm kişiler görür. Bu yüzden herkesi ilgilendiren belgeleri açın:
- Yönetim planı ve değişiklikleri
- Bina sigortası poliçesi
- Genel kurul gündemi, işletme projesi ve kurul tutanakları
- Asansör ya da hidrofor bakım takvimi
Kişisel veri içeren belgeleri ise paylaşmayın: kimlik fotokopisi, tapu, kira sözleşmesi, daire daire borç listesi, telefon listesi ya da kamera kayıtları. Siteyo da Belge Ekle penceresinde "Kişisel veri içeren belge yüklemeyin." diye uyarır. Kamera kayıtlarının nasıl saklanacağını apartmanda güvenlik kamerası ve KVKK yazımızda bulabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Belgeyi paylaşınca kişilere bildirim gider mi? Hayır. Anahtarı açmak bildirim göndermez. Kişilerin haberi olsun istiyorsanız belgeyi bir duyuruya ekleyin; adımları site duyurusuna belge ekleme rehberinde anlattık.
Duyuruya eklediğim belge neden Kişiler sütununda açık görünüyor? Duyuruya eklenen belge, kişiler eki açabilsin diye kendiliğinden paylaşılır. Anahtarı kapatırsanız ek, kişilerin gördüğü duyurudan da kalkar.
Kişiler belgeyi indirebilir mi? Evet. PDF ve resimler tarayıcıda açılır, kişi oradan kaydedebilir. Word ve Excel dosyaları çoğu tarayıcıda doğrudan indirilir. Değiştirilmesini istemediğiniz belgeleri PDF olarak yükleyin.
Belgeyi yalnızca bir bloğa ya da bir daireye açabilir miyim? Hayır. Paylaşım site geneli içindir; anahtar açıksa sitedeki tüm kişiler görür.
Kurul kararlarını belgeye dökmeden önce karar defteri rehberimize göz atabilirsiniz.
Bu yazıyı yararlı buldunuz mu?
Paylaşarak başkalarına da ulaştırın.
Siteyo ile apartmanınızı yönetmeye hazır mısınız?
Pro'yu 3 ay boyunca 500 daireye kadar ücretsiz deneyin — kredi kartı gerekmez.
3 Ay Ücretsiz Dene →