Site Duyurusuna Belge Nasıl Eklenir? Genel Kurul Gündemi Örneği

Genel kurul çağrısında gündemi, sigorta yenilendiğinde poliçeyi, asansör bakımından önce bakım takvimini kişilere ulaştırmanız gerekir. Siteyo'da bu belgeleri site duyurusuna ek olarak koyarsınız. Kişiler duyuruyu okurken belgeyi de altından açar; ayrıca dosya göndermeniz gerekmez.

Bu rehberde 12 Kasım'daki olağan genel kurul duyurusuna gündemi ve işletme projesi taslağını ekliyoruz.

Başlamadan önce

Duyuruya yalnızca Siteyo'nun Belgeler bölümündeki dosyalar eklenir. Duyuru formunda dosya yükleme alanı yoktur. Bu yüzden önce belgeyi yükleyin.

Belgeyi yükleyip duyuruya ekleyin

1Belgeyi Belgeler'e yükleyin

Üst menüden İletişim'e tıklayın, Belgeler sekmesine geçin ve Belge Ekle'ye tıklayın. Dosyayı seçin, başlığı kontrol edin ve Yükle'ye tıklayın.

Kişiler görebilsin anahtarını açmanız gerekmez: belgeyi duyuruya eklediğinizde Siteyo onu kendiliğinden kişilere açar. Kategorileri ve dosya türlerini apartman belgelerini dijitalde dosyalama rehberinde anlattık.

2Duyuru Ekle'ye tıklayın

1. Üst menüden İletişim'e tıklayın. Duyurular sayfası açılır.
2. Sağ üstteki Duyuru Ekle'ye tıklayın.

3Başlığı ve metni yazın

Başlık alanına "12 Kasım'da olağan genel kurul toplantısı" gibi tarihli bir başlık yazın. Metin için hazır bir iskelet kullanabilirsiniz:

1. İçerik alanının sağ üstündeki Şablon'a tıklayın.
2. Toplantı'yı seçin. Tarih, saat, yer ve gündem başlıkları eklenir; boşlukları doldurun.

Metnin kişilere nasıl görüneceğini Önizle sekmesinde kontrol edebilirsiniz. Hazır metin örnekleri için yönetim duyurusu şablonlarımıza bakın.

4Belgelerden ekle'yi seçin

Formun altındaki Ekler bölümünde Belgelerden ekle listesini açın ve belgeyi seçin. Liste, Belgeler'e yüklediğiniz tüm dosyaları gösterir.

Başka belge eklemek için listeyi yeniden açın. Bir duyuruya en fazla 10 belge eklenir.

5Ekleri kontrol edip yayınlayın

1. Seçtiğiniz belgeler Ekler başlığının altında listelenir. Yanlış eklediğiniz belgeyi yanındaki çarpıyla kaldırın.
2. Yayınla ve bildir'e tıklayın. Duyuru yayınlanır ve kişilere bildirim gider.

Genel kurul gibi herkesin görmesi gereken bir duyuruyu listenin başında tutmak için Sabitle anahtarını açın. Ayrıntısı site duyurusu sabitleme rehberinde.

Kişiler duyuru ekini nerede görür?

Kişiler duyuruyu Duyurular sayfasında görür. Ekler metnin altında belge adıyla durur; tıklayınca belge yeni sekmede açılır.

Duyuruya eklenen belgeler kişilerin Belgeler sayfasına da düşer. Telefondaki Siteyo uygulamasının güncel sürümünde de ekler duyurunun altında görünür. Belgeleri duyuru olmadan paylaşmayı belgeleri kişilerle paylaşma rehberinde anlattık.

Hangi duyuruya hangi belge eklenir?

• Genel kurul çağrısı: gündem, işletme projesi taslağı, geçen yılın faaliyet raporu.
• Sigorta yenilemesi: yeni bina sigortası poliçesi. Kişiler hasar durumunda poliçeyi kendileri açıp bakabilir.
• Planlı bakım: asansör ya da hidrofor bakım takvimi, firmanın çalışma programı.
• Yönetim planı değişikliği: değişikliğin işlendiği yeni yönetim planı.

Kişisel veri içeren belgeleri (kimlik fotokopisi, daire daire borç listesi gibi) duyuruya eklemeyin. Duyuruya eklenen her belge sitedeki tüm kişilere açılır.

Sık sorulanlar

Yayınladığım duyuruya sonradan belge ekleyebilir miyim? Evet. Duyurunun Düzenle düğmesine tıklayın, Ekler'den belgeyi ekleyin ve Kaydet'e tıklayın. Düzenleme kişilere yeniden bildirim göndermez.

Eki duyurudan kaldırırsam belge kişilerden gizlenir mi? Hayır. Belge kişilere açık kalır ve Belgeler sayfasında görünmeye devam eder. Gizlemek için Belgeler listesindeki Kişiler sütununda o belgenin anahtarını kapatın.

Kapattığım belge duyurudan da kalkar mı? Kişilerin gördüğü duyurudan kalkar. Siz yönetici listesinde eki görmeye devam edersiniz.

Belgeyi silersem duyuru ne olur? Duyuru yerinde kalır, yalnızca o ek kaybolur.

Kurulda alınan kararları kayda geçirmek için karar defteri rehberimize göz atın.