Site Kumandası, Kart ve Anahtar Teslimi: Depozito, İade, Kayıp
Yöneticiler için kumanda, kart ve anahtar teslim rehberi: depozito nasıl belirlenir, taşınmada iade nasıl alınır, kayıpta ne yapılır? Kontrol listesi.
Otopark kapısı kumandası, bina giriş kartı, çatı veya sığınak anahtarı... Bir sitede dağıtılan bu küçük eşyalar, taşınma dönemlerinde büyük bir baş ağrısına dönüşebilir. "Kumandayı eski kiracıya vermiştik, iade aldık mı?" ya da "Depozitomu kim geri verecek?" soruları, kayıt tutulmayan her sitede eninde sonunda sorulur.
Bu yazıda kumanda, kart ve anahtar teslimini düzenli yürütmek için depozito, iade ve kayıp süreçlerini; taşınma giriş ve çıkışı için kontrol listelerini paylaşıyoruz.
Neden Kayıt Tutmalısınız?
Teslim kaydı üç sorunu birden çözer:
- Güvenlik: Taşınan bir kiracının elinde kalan giriş kartı, siteye kontrolsüz erişim demektir. Kimde ne olduğunu bilmeden kartları iptal edemezsiniz.
- Maliyet: Kaybolan kumandanın yenisi bir maliyettir. Kimin kaybettiği belli değilse bu maliyet tüm kat maliklerine kalır.
- Depozito anlaşmazlıkları: Kimin ne kadar depozito ödediği yazılı değilse, iade sırasında hatırlananla kayıt arasında fark çıkar.
Depozito: Alınmalı mı, Ne Kadar?
Depozito alınıp alınmayacağı, tutarı ve hangi durumlarda iade edileceği kat malikleri kurulu kararı veya yönetim planına göre belirlenmelidir. Yöneticinin tek başına koyduğu bir kural, itiraz konusu olabilir.
Kurul kararında şunların açıkça yazılması işinizi kolaylaştırır:
- Hangi eşya için ne kadar depozito alınacağı (genellikle yenisinin maliyetini karşılayacak bir tutar)
- Depozitonun kime iade edileceği (ödeyen kişiye)
- Hasarlı veya eksik iadede ne yapılacağı
- Kayıp durumunda yeni eşyanın ücretinin kim tarafından ödeneceği
- Depozitonun aidat borcuna mahsup edilip edilemeyeceği
Alınan kararı karar defterine işlemeyi unutmayın; nasıl yapılacağını karar defteri rehberimizde anlattık.
Depozitoyu gelir gibi harcamayın. Depozito, iade edilmek üzere alınmış bir emanettir. Aidat gelirleriyle karıştırılırsa, çıkış yapan biri iade istediğinde kasada karşılığı bulunmayabilir. Ayrı izleyin ve toplamını düzenli kontrol edin.
Teslim Kaydında Neler Olmalı?
Her teslim için en az şu bilgileri kaydedin:
- Kime teslim edildi: Ad soyad ve daire (kat maliki mi, kiracı mı)
- Eşya türü: Kart, kumanda, anahtar veya diğer
- Seri veya barkod numarası: Kartlar ve kumandalar için iptal işleminde gereklidir
- Adet
- Teslim tarihi
- Depozito tutarı ve nasıl ödendiği
- Notlar: Hangi kapı veya alan için olduğu, teslim eden kişi
Mümkünse teslim sırasında kısa bir tutanak imzalatın ya da ödeme dekontunu kayda ekleyin.
Taşınma Girişi: Kontrol Listesi
Yeni bir kat maliki veya kiracı taşındığında:
- Önceki kişiden iade alınmamış eşya var mı, kontrol edin
- Kişinin ihtiyaç duyduğu eşyaları belirleyin (araç sayısı, ortak alan kullanımı)
- Depozitoyu kurul kararındaki tutara göre alın ve kaydedin
- Seri numaralarını kayda geçirin, kartları erişim sisteminde kişiye tanımlatın
- Site kurallarını ve iade koşullarını yazılı olarak iletin
Yeni gelen kişiyi Siteyo'da daireye eklemeyi aynı daireye birden fazla kişi ekleme rehberinde anlattık. Sitede kapı güvenliği kullanıyorsanız görevlinin hanede önce kimi arayacağını kapı arama sırası ayarından güncelleyin.
Taşınma Çıkışı: Kontrol Listesi
Bir kat maliki veya kiracı taşınırken:
- Kişiye teslim edilmiş tüm eşyaları kayıttan listeleyin
- İade edilen eşyaların seri numaralarını kayıtla eşleştirin
- Kumandanın ve kartın çalıştığını kontrol edin
- İade edilmeyen kartları erişim sisteminden iptal ettirin
- Depozitoyu kurul kararındaki koşullara göre iade edin ve iade tarihini kaydedin
- Mümkünse depozito iadesini banka havalesiyle yapın; dekont en sağlam kayıttır
Kiracı taşınırken eşyaları doğrudan yeni kiracıya veya kat malikine bırakmak isteyebilir. Bu durumda kaydı da yeni kişiye aktarın; aksi hâlde kâğıt üzerinde eşya hâlâ eski kiracıda görünür. Aidat borcunun yazılacağı kişi de değişiyorsa aidat ödeme sorumlusunu değiştirme rehberine bakın.
Kayıp veya Çalıntı Durumunda
- Hemen iptal edin: Kayıp giriş kartını erişim sisteminden kapattırın. Bazı kumanda türlerinde kayıp sonrası kodun değiştirilmesi gerekebilir; teknik servisinize danışın.
- Kaydı güncelleyin: Eşyayı "kayıp" olarak işaretleyin, tarihi ve kısa açıklamayı not edin.
- Yeni eşyayı teslim edin: Ücret ve depozito, kurul kararındaki kurala göre belirlenir.
- Tekrarlayan kayıpları izleyin: Aynı kapı veya aynı eşya türünde sık kayıp varsa, sistemin kendisini gözden geçirmek gerekebilir.
Düzenli Kontrol
Teslim kayıtlarını yılda bir veya iki kez gözden geçirin: aktif görünen ama artık sitede oturmayan kişilere ait kayıtlar, iade edildiği hâlde depozitosu ödenmemiş görünen kayıtlar ve uzun süredir "kayıp" durumunda bekleyen eşyalar. Bu kontrolü aylık rutininize eklemek için apartman yöneticisi aylık kontrol listemize göz atabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Daire başına kaç kumanda veya kart verilmeli? Bu, sitenin otopark kapasitesine ve giriş sistemine bağlıdır. Adil olması için daire başına standart bir sayı belirleyip ek talepleri kurul kararındaki ücret ve depozitoyla karşılamak yaygın bir yöntemdir.
Kiracı taşındı ama kumandayı kat malikine bıraktı. Depozitoyu kime iade etmeliyim? Depozitoyu kural olarak ödeyen kişiye iade edin. Kat maliki ile kiracı aralarında farklı anlaştıysa bunu yazılı olarak isteyin ve kayda not düşün.
Eski kayıtlar ne olacak? Yeni bir sisteme geçerken mevcut eşyaları baştan saymak en sağlıklısıdır. Kimde ne olduğu bilinmeyen kartları iptal edip yeniden dağıtmak, ilk seferde zahmetli olsa da sonraki yıllarda belirsizliği ortadan kaldırır.
Siteyo'da Teslim Edilen Eşyalar
Siteyo'da "Kişiler" menüsü altındaki "Teslim Edilen Eşyalar" sayfası, kart, kumanda ve anahtar teslimlerini tek yerde tutar:
- Yeni teslim: "Yeni Kayıt" ile kişiyi, eşya türünü (Kart, Kumanda, Anahtar, Diğer), "Seri / Barkod No", adet, teslim tarihi, "Depozito (₺)" ve notları girersiniz.
- Durum takibi: Kayıtlar "Aktif", "İade Edildi" ve "Kayıp" sekmelerinde ayrı görünür. Sayfanın üstünde aktif eşya, iade edilen ve kayıp sayıları ile "Aktif depozito" toplamı yer alır.
- İade ve kayıp: Satırdaki menüden "İade Al" veya "Kayıp İşaretle" seçilir. Depozitoyu geri ödediğinizde "Düzenle" ekranındaki "Depozito iade edildi" kutusunu işaretlersiniz; "İade Tarihi" de buradan güncellenebilir.
- Kişiye göre görünüm: Kişi listesinde kişinin menüsündeki "Teslim Edilen Eşyalar" bağlantısı yalnızca o kişiye ait kayıtları açar. Arama kutusu ad, daire ve seri numarasıyla çalışır.
Siteyo depozito tahsil etmez veya iade etmez; parayı siz alır ve geri verirsiniz, Siteyo kaydını tutar. Ücretsiz deneyin.
Bu yazıyı yararlı buldunuz mu?
Paylaşarak başkalarına da ulaştırın.
Siteyo ile apartmanınızı yönetmeye hazır mısınız?
Pro'yu 3 ay boyunca 500 daireye kadar ücretsiz deneyin — kredi kartı gerekmez.
3 Ay Ücretsiz Dene →