Site Yönetimi Nasıl Kurulur? İlk Toplantıdan Devire

Site yönetimi, kat malikleri kurulunun toplanıp bir yönetici ya da üç kişilik yönetim kurulu seçmesiyle kurulur. Karar noter onaylı karar defterine yazılır. Ardından vergi numarası alınır, yönetici sıfatıyla banka hesabı açılır ve varsa eski yönetimden defterler, belgeler ve para teslim alınır.

Sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü olan yapıda yönetici seçmek zorunludur (KMK m.34). Bu rehberde adımları sırayla anlatıyoruz.

Kat İrtifakı, Kat Mülkiyeti ve Toplu Yapı

Yönetimi kimin kuracağı, yapının hukuki durumuna göre değişir.

Durum	Kim yönetir	Not
Kat irtifakı	Kat irtifakı sahipleri yapının tamamlanması için yönetici atayabilir (KMK m.17).	Yapı fiilen bitmiş ve bağımsız bölümlerin üçte ikisi kullanılmaya başlanmışsa, kat mülkiyetine geçilmemiş olsa da yönetimde kat mülkiyeti hükümleri uygulanır.
Kat mülkiyeti	Kat malikleri kurulu (KMK m.27).	Yönetici ve denetçiyi kurul seçer.
Toplu yapı	Blok kat malikleri kurulu, toplu yapı kat malikleri kurulu ve yönetim planı öngörüyorsa temsilciler kurulu (KMK m.66–74).	Kurallar tek yönetim planında yazılıdır.

Toplu yapı, onaylı bir yerleşim planına göre yapılmış, alt yapısı, ortak alanları ve sosyal tesisleri birbirine bağlı birden çok yapıdır (KMK m.66). Çok bloklu sitelerin büyük kısmı bu kapsamdadır.

Toplu yapıda yönetim katmanlıdır:

Her blok, kendi ortak yerleri için blok kat malikleri kurulu tarafından yönetilir ve kendi blok yöneticisini seçer.
Bütün sitenin ortak alanları (havuz, otopark, peyzaj, güvenlik) toplu yapı kat malikleri kurulu tarafından yönetilir. Yönetim planı bu yetkiyi toplu yapı temsilciler kuruluna verebilir.
Yönetim planında aksi yazmıyorsa temsilciler kurulu, blok yöneticileri ile blok niteliğinde olmayan yapıların temsilcilerinden oluşur. Her temsilci, temsil ettiği bağımsız bölüm sayısı kadar oy kullanır (KMK m.69).
Sitenin tamamı için yönetici ve denetçiyi temsilciler kurulu seçer. Gereken oy, temsil edilen bağımsız bölüm sayısının salt çoğunluğudur (KMK m.71).

Yeni teslim edilen sitelerde yönetim planı, temsilciler kurulu oluşana kadar bir geçici yönetim öngörebilir. Geçici yönetim en geç toplu yapının bitiminden bir yıl sonrasına kadar sürebilir. Her durumda ilk yapı ruhsatından itibaren on yıl geçince sona erer (KMK m.73).

İlk Defa Site Yönetimi Nasıl Oluşturulur?

Önce yönetim planı okunur, sonra kat malikleri kurulu usulüne uygun çağrıyla toplanır ve yönetici ile denetçi seçilir. Karar noter onaylı karar defterine yazılıp imzalanır. Vergi numarası, banka hesabı ve işletme projesi bu karardan sonra gelir. Kurulun nasıl toplanıp karar aldığını kat malikleri kurulu nedir yazısında anlattık.

1. Yönetim planını okuyun

Toplantı zamanı, yöneticinin görev süresi, ücreti ve toplu yapıda temsilcilerin nasıl seçileceği yönetim planında yazar. Planınız yoksa tapu müdürlüğünden örneğini isteyebilirsiniz.

2. Kat malikleri kurulunu toplantıya çağırın

Çağrı, toplantıdan en az 15 gün önce imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla yapılır. Çağrıda ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi de yazılır. İki toplantı arasında en az yedi gün olmalıdır (KMK m.29).

Kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır (KMK m.30). Yönetici seçimi ise sayı ve arsa payı çoğunluğu ister (KMK m.34). Ayrıntıları yönetici nasıl seçilir yazısında anlattık.

3. Yönetici ya da yönetim kurulunu seçin

Yönetim tek bir yöneticiye ya da üç kişilik bir yönetim kuruluna verilebilir. Yönetici kat maliklerinden biri olabileceği gibi dışarıdan bir kişi de olabilir (KMK m.34). Yönetici her yıl kanuni yıllık toplantıda yeniden atanır; eski yönetici tekrar seçilebilir.

4. Denetçiyi seçin

Kurul denetimi kendi arasından seçeceği bir denetçiye ya da üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir. Seçim yine sayı ve arsa payı çoğunluğuyla yapılır (KMK m.41). Yönetim planında başka zaman yazmıyorsa hesaplar üç ayda bir denetlenir.

5. Kararı karar defterine yazın

Kararlar, her sayfası noter mührüyle onaylı bir deftere yazılır ve toplantıdaki bütün kat malikleri imzalar. Aykırı oy verenler gerekçesini yazarak imzalar (KMK m.32). Defterin nasıl tutulacağını karar defteri rehberinde anlattık.

Yöneticinin adı, soyadı, iş ve ev adresi binanın girişinde görülecek bir yere çerçeve içinde asılır (KMK m.34).

6. Vergi numarası alın

Kapıcı çalıştırmak, sözleşme yapmak ve banka hesabı açmak için yönetimin bir vergi numarası olması gerekir. Vergi dairesine çoğunlukla seçim kararının yazılı olduğu karar defteri sayfasının onaylı örneği ve yöneticinin kimliğiyle başvurulur. İstenen belgeler vergi dairesine göre değişebilir; gitmeden önce sorun.

7. Banka hesabı açın

Kanuna göre yönetici, topladığı parayı güvenilir bir bankada kendi adına ama yönetici sıfatı gösterilerek açılan bir hesapta tutar (KMK m.35). Aidatın kişisel hesaba yatırılması, devirde ve denetimde sorun çıkarır. Bankalar genellikle karar defteri örneği ve vergi numarası ister.

8. İşletme projesini hazırlayın ve defterleri açın

Onaylı işletme projesi yoksa yönetici geçici bir işletme projesi hazırlar ve proje en geç üç ay içinde kurulda karara bağlanır (KMK m.37). Bir örnek için işletme projesi örneği yazımıza bakabilirsiniz.

Gelir ve giderler uygulamada noter onaylı bir işletme defterinde tutulur. Kanuna göre yöneticinin tuttuğu defter, her takvim yılı bittikten sonra bir ay içinde notere kapattırılır (KMK m.36).

Site yönetimi oluşturma karar örneği

Karar No: 1 — Tarih: …

Kat malikleri kurulu, yönetim planı ve KMK hükümlerine göre yapılan çağrı üzerine … adresinde toplanmıştır. … bağımsız bölümden … bağımsız bölüm katılmış, toplantı yeter sayısı sağlanmıştır.

Sitenin yönetimi için … (B blok, 12 numaralı bağımsız bölüm maliki) bir yıl süreyle yönetici seçilmiştir. Oylama: … kabul, … ret.

… denetçi seçilmiştir.

Yöneticiye vergi numarası almak ve yönetici sıfatıyla banka hesabı açmak için yetki verilmiştir.

Yönetici, bir ay içinde geçici işletme projesini hazırlayıp kat maliklerine bildirecektir.

Toplantıya katılan kat maliklerinin ad, soyad, bağımsız bölüm numarası ve imzaları.

Site Yönetim Kurulu Kimlerden Oluşur?

Site yönetimi tek bir yöneticiden ya da üç kişilik bir yönetim kurulundan oluşur. Üyeler kat maliklerinden ya da dışarıdan seçilebilir. Denetim için ayrıca bir denetçi ya da üç kişilik bir denetim kurulu seçilir.

"Site yönetimi kaç kişiden oluşur?" sorusunun cevabı da budur: kanun bir ya da üç kişi öngörür. Yönetim kurulunda başkan, sayman gibi görev dağılımı yönetim planında ya da kurul kararında yazılır. Toplu yapıda buna blok yöneticileri ve temsilciler kurulu eklenir. Yönetimin üstünde ise bütün kat maliklerinden oluşan kat malikleri kurulu vardır; yönetici onun kararlarını uygular.

Site Yönetimi Nasıl Olmalı?

İyi bir site yönetimi kararlarını deftere yazar, parayı yönetim hesabında tutar ve hesabı düzenli olarak gösterir. Kat malikleri her harcamanın belgesini görebilmelidir.

Hesap verme: Yönetici, yönetim planında yazan zamanda, yoksa her takvim yılının ilk ayında kurula hesap verir (KMK m.39).
Denetim: Denetçi raporunu yazılı verir; rapor kat maliklerine gönderilir.
Zorunlu işler: Bina sigortası, asansörün aylık bakımı ve yıllık kontrolü yöneticinin görevleri arasındadır (KMK m.35).
Ödemeler: Nakit yerine banka üzerinden, faturalı ve belgeli.

Yasal Olmayan Site Yönetimi

Uygulamada "yasal olmayan site yönetimi" denince çoğunlukla şu durumlar kastedilir:

Yönetici kat malikleri kurulunda seçilmemiş, karar defterine yazılmamış.
Seçimde sayı ve arsa payı çoğunluğu sağlanmamış.
Görev süresi dolmuş, yeniden seçim yapılmamış.
Sekiz ve üzeri bağımsız bölüm olduğu halde hiç yönetici yok.

Yönetici atanmayan yapıda yöneticinin işlerinden kat malikleri birlikte sorumlu olur (KMK m.35). Usule aykırı alınan kurul kararlarına karşı sulh hukuk mahkemesinde iptal davası açılabilir; süreler kişinin toplantıya katılıp katılmadığına göre değişir (KMK m.33). Kurul yönetici seçemiyorsa kat maliklerinden biri sulh hukuk mahkemesinden yönetici atanmasını isteyebilir (KMK m.34).

Site Yönetimi Değişikliği ve Devri Nasıl Yapılır?

Yönetim, kat malikleri kurulunun yeni bir yönetici seçmesiyle değişir ve karar karar defterine yazılır. Ardından eski yönetici defterleri, belgeleri, kasayı ve banka yetkisini bir devir teslim tutanağıyla yeni yönetime teslim eder.

Değişiklik ve fesih

Yıllık toplantıda başka biri seçilerek yönetim değiştirilebilir. Haklı bir sebep varsa kurul yöneticiyi süre dolmadan da değiştirebilir (KMK m.41). Mahkemenin atadığı yönetici, atamadan sonraki altı ay içinde ancak mahkemenin izniyle değiştirilebilir (KMK m.34).

Dışarıdan bir kişi ya da şirketle yapılmış sözleşmenin nasıl feshedileceği, sözleşmedeki fesih ve ihbar hükümlerine bağlıdır. Fesih kararını da karar defterine yazın. Tazminat riski varsa önce bir hukukçuya danışın.

Eski yöneticiden devir

Yönetici kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur (KMK m.38). Defteri ve bütün belgeleri saklamakla yükümlüdür (KMK m.36). Görevi bitince hesabını verip elindekileri yeni yönetime teslim etmesi beklenir. Teslim yapılmazsa uyuşmazlık sulh hukuk mahkemesinde çözülür.

Devri bir devir teslim tutanağıyla yapın ve tutanağı iki yönetici ile mümkünse denetçi imzalasın.

Kalem	Ne teslim alınır	Kontrol
Karar defteri	Noter onaylı asıl defter	Son karar, sayfa sırası
İşletme defteri	Defter ve gider belgeleri dosyası	Defter bakiyesi ile kasa ve banka toplamı
Kasa	Nakit para	Tutanakta sayılıp yazılır
Banka hesabı	Ekstreler, imza ve internet bankacılığı yetkisi	Eski yöneticinin yetkisi kaldırılır
Alacaklar	Aidat borcu olan dairelerin listesi	Daire bazında tutar
Borçlar	Ödenmemiş faturalar, avanslar	Tedarikçiyle teyit
Sözleşmeler	Asansör, temizlik, güvenlik, bakım	Bitiş ve fesih tarihleri
Personel	İş sözleşmeleri, bordro, SGK kayıtları	Ödenmemiş ücret var mı
Sigorta	Bina ve diğer poliçeler	Vade tarihi
Yönetim planı ve projeler	Yönetim planı, onaylı proje örnekleri	Son değişiklik
Davalar ve icra	Devam eden dosyalar	Duruşma ve süre tarihleri
Anahtar ve şifreler	Ortak alan anahtarları, kumandalar, kamera ve otomasyon şifreleri	Şifreler değiştirilir
Kişi listesi	Daire, malik ve kiracı listesi	Güncel iletişim bilgileri

Profesyonel Site Yönetimi Nasıl Kurulur?

Kat malikleri kurulu, dışarıdan bir kişiyi ya da yönetim şirketini yönetici seçer ve onunla yazılı sözleşme yapar. Karar, diğer yönetici seçimleri gibi sayı ve arsa payı çoğunluğuyla alınır ve karar defterine yazılır.

Artıları	Eksileri
Personel, muhasebe ve bakım işleri tek elden yürür	Aylık hizmet bedeli ortak gidere eklenir
Kat malikleri arasında yönetici bulma sorunu çözülür	Karar ve harcamalar kat maliklerinden uzaklaşabilir
Büyük sitelerde tedarikçi ve sözleşme tecrübesi	Fesih ve devir sözleşmeye bağlıdır

Sözleşmede şunlara bakın:

Hizmet kapsamı: Hangi işler bedele dahil, hangileri ayrıca faturalanır.
Banka hesabı: Para, yönetici sıfatıyla açılmış ve site adına izlenebilen bir hesapta durmalı.
Raporlama: Aylık gelir-gider raporu ve belgelerin kat maliklerine açık olması.
Teminat: Kurul yöneticiden teminat isteyebilir (KMK m.34).
Fesih ve devir: İhbar süresi, defter ve belgelerin teslimi.

Site Yönetim Planı Nasıl Yapılır?

Yönetim planı kat mülkiyeti kurulurken malik ya da malikler tarafından hazırlanıp imzalanır ve tapuya verilir (KMK m.12). Yönetimi sonradan kuranlar yeni bir plan yazmaz; mevcut planı uygular ya da değiştirir. Planın nereden alınacağını ve neleri içerdiğini yönetim planı nedir yazısında anlattık.

Değişiklik için bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyu gerekir (KMK m.28). Toplu yapılarda bu oran, temsilciler kurulu üyelerinin temsil ettiği bağımsız bölümlerin üçte ikisidir; 2026'daki değişiklikle beşte dörtten üçte ikiye indirilmiştir (KMK m.70). Değişikliğin tarihi tapuda kat mülkiyeti kütüğüne işlenir.

Yönetimi Programa Taşımak

Yeni yönetim kurulurken kayıtları baştan düzenli tutmak devri de kolaylaştırır. Bir programa geçişin ne kadar sürdüğünü site yönetim programı kurulum süresi yazısında anlattık. Eldeki daire ve kişi listesini Excel'den aktararak tek tek yazmadan yükleyebilirsiniz.

Yeni Yönetimi Siteyo'da Kurmak

Siteyo'nun Free paketi 1 site ve 50 daireye kadar süresiz ücretsizdir. Daire ve kişi listesini Excel/CSV dosyasından tek seferde aktarırsınız. Toplantıları ve kararları kaydedersiniz; Finans → Defterler sayfasında karar defteri ve işletme defteri yazdırılır ya da Excel olarak indirilir. Yönetim planı, sözleşmeler ve tutanaklar Belgeler bölümünde durur, yönetici değişince klasörle birlikte kaybolmaz. Siteyo para toplamaz ve komisyon almaz; aidatlar yönetimin banka hesabına ödenir. Siteyo'daki kayıt noter onaylı defterin yerini tutmaz.